Gmailがもっと便利になる!実用的な使い方

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皆さんメールのサービスはどこを使っていますか?

フリーメールを使っている方、複数使い分けしている方、独自ドメインメールの方と居ると思います。
今回Gmailの実用的な便利な使い方をご紹介したいと思います。

■エイリアス機能

Gmailの便利な機能の中でエイリアスという機能があります。
@の前を変えるだけで別のアドレスと認識され複数個アドレスが持てるようになるという機能です。

例えばTwitterで複数個アカウントを持つ時にこの機能を利用して複数アカウントが作れます。
方法は3つある。例えば「webkojo@gmail.com」というGmailアドレスを持っているとして説明します。

1. アドレス+任意の文字
「webkojo+abc@gmail.com」
「webkojo+iinkai@gmail.com」
「webkojo+adress@gmail.com」

2. アドレスにピリオドを付ける
「web.kojo@gmail.com」
「web.ko.jo@gmail.com」
「w.e.b.k.o.j.o@gmail.com」

3. @の後を「googlemail.com」に変える
「webkojo@googlemail.com」

このようにエイリアス機能を使えばアドレスが複数持てるようになりGmailが一層便利になります。

■ラベルを作る
ラベルとは簡単に言うと受信メールをカテゴリ別に分けるためのフォルダです。
Gmailを使っていくとそのうちメール量が増えてきて過去のメールが見つけずらくなるのでラベルを作るとメールの整理ができ便利です。

▼Gmailにログインし左メニューの下から「開く」

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▼「新しいラベルを作成」をクリックする。
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▼「新しいラベル名を入力してください」と表示されるので作成したいカテゴリを入力し「作成」を選択。
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とりあえず「次のラベルの下位にネスト」の部分は空白にしておきましょう。今回は「WordPress」にしてみました。

このように左メニューの中に「WordPress」のラベルが表示されました。作ったラベル「WordPress」の右端にカーソルを合わせて下さい。
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また別のメニューが現れるのでここで「ラベルのカラー変更」「ラベル名編集」「削除」等ができます。ラベル数が何十と増えてくるとカテゴリ別で色分けで管理するとさらにわかりやすく管理できると思います。階層化ラベルという機能もあるようです。

階層化ラベルとは

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ラベルの下に小ラベルを作りされに小ラベルを作りカテゴリ別に細かく整理ができる機能です。

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先ほどのメニュー下「新しいラベルを作成」をクリックし、「次のラベルの下位にネスト」にチェックを付けると「親を選択して下さい」と表示されるのでプルダウから親を選択できます。
入力・選択したら「作成」をクリックする。

このように親ラベルの下に小ラベルが出来ました。
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■各ラベルでメールを受信する。

ビジネスで使いメール量が多くなってくるとわけがわからなくなってきますよね。
そんな時には受信トレイをスルーし各ラベルごとにメールを受信するようにする方法があります。
まず受信トレイからラベルで管理したい受信メールを選択します。
例として「WordPress」のラベルにWordPressのログインのお知らせメールを受信トレイをスルーし受信する方法を説明します。

右側の▼から「メールの自動振り分け設定」をクリック。
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全てそのままで大丈夫なので「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。
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こちらの項目をチェックしていきます。チェックしたら「フィルタを作成」をクリックする。
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・「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」
チェックをすると受信トレイをスキップします。スキップさせたくなくラベルのみ付けたい場合はチェックしないで下さい。

・「ラベルを付ける」
チェックするとプルダウンから親ラベルか小ラベルが選択できるので選択する。
・「○件の一致するスレッドんもフィルタを適用する。」
同じ送り宛先からのアドレスです。こちらもチェックしましょう。

これで設定完了。選択したラベルを確認すると受信トレイから移動されています。

この他にGmailの便利機能ではGmail以外のメールを転送受信する方法もあるのでまたの機会にご紹介します。

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